Administrera telefonboken i Mitt Företag

• Alla interna och externa kontakter syns i telefonboken.
• Standardfält som visas i listan är Namn, Telefonnummer, Titel, Avdelning, E-post, Adress, Postnummer, Ort, Bolag och Land.
• Möjlighet att lägga till upp till 10 extra informationsfält.

• Du kan söka på allt i Telefonboken. Träffar blir markerade med grönt.
• Det går att kombinera sök med filter.
• Filtrera på Avdelning, Kontakttyp eller Ej sökbar.
• Med ”Ej sökbar” menas att kontakten inte är sökbar i One X klienterna (app och datorklient) för slutanvändaren. Du kan sätta både intern och extern kontakt till ”Ej sökbar” antingen när du skapar eller redigerar kontakten.

Exportera telefonboken till en CSV fil. Exporten tar inte hänsyn till filtrering eller sökning utan tar med all information på alla kontakter i telefonboken.

I telefonboken finns:

• Interna kontakter: Telenor One X abonnemang som tillhör företaget, dessa läggs automatiskt in i telefonboken
• Externa kontakter: externa användare som du som administratör i Mitt Företag kan lägga till i telefonboken

Här skapar du en extern kontakt. Förnamn, efternamn och telefonnummer är obligatoriskt för en extern kontakt och kan inte skapas utan dessa uppgifter.

Du kan inte skapa en intern kontakt utan telefonboken läser in de Telenor One X abonnemang som du har hos Telenor. Därför kan du inte ändra telefonnummer på kontakten.

Är adressen tom på en intern kontakt så kan du spara ändringar för kontakten utan att lägga till en adress. Finns det en adress på en intern kontakt så kan denna inte tas bort utan bara ändras.

En extern kontakt måste alltid ha förnamn, efternamn och telefonnummer för att kunna sparas.

• Det finns möjlighet för dig som administratör att lägga till extra information på kontakterna.
• Den extra informationen innehåller upp till 10 fält som du själv kan namnge. När ett fält namnges blir det tillgängligt på kontakterna för att lägga till extra information. Om namnet på ett fält ändras, uppdateras det på alla kontakter som använder det, men informationen i fälten förblir densamma. Om ett fältnamn tas bort försvinner fältet från de kontakter som använder det men informationen finns kvar tills ett nytt namn tilldelas fältet.
• I menyn ”Hantera telefonbok för användare” kan du välja vilka fält som ska synas i One X växel, samt om telefonboken ska vara tillgänglig i Mitt Företag för slutanvändaren. Alla fält kan aktiveras eller inaktiveras för visning, med undantag för namn och nummer.

Det är endast externa kontakter som kan tas bort ifrån telefonboken. En intern kontakt tas bort när abonnemanget avslutas eller liknande.

Här ser du en trädstruktur över företagets avdelningar och hur många kontakter som är kopplade totalt på varje gren i trädet och på varje enskild nivå i strukturen. Du kan även byta namn, flytta avdelningen samt flytta kontakter via extra menyn på avdelningen.

Du kan skapa en huvudavdelning med tillhörande underavdelningar i en avdelningsstruktur, eller fortsätta på en existerande struktur. Fem underavdelningar kan skapas på samma gång och det går att ha upp till nio stycket underavdelningar kopplade till en huvudavdelning. Du kan skapa hur många huvudavdelningar du vill.

• Flytta avdelning
  Du kan flytta en avdelning i strukturen. Flyttar du en avdelning som har kopplade underavdelningar kommer även dessa hänga med i flytten.
  
  
• Flytta kontakt från avdelning
  Du kan enkelt flytta alla kontakter från en avdelning till en annan, detta för att enkelt tömma avdelningen innan du tar bort den.

• Ta bort avdelning
  En avdelning kan endast tas bort om den är fri från underavdelningar och kontakter.