Mobiltelefonpolicy, ett värdefullt verktyg

Vi arbetar allt mer med mobiler, surfplattor och datorer, på och utanför arbetsplatsen. En telefonpolicy ger tydliga riktlinjer kring hur medarbetarna ska förhålla sig till dessa hjälpmedel. Här får du konkreta tips i två steg för att komma igång med en mobilpolicy som passar ditt företag.

En mobiltelefonpolicy är ett viktigt stöd som reder ut vad man får göra och vad man kan förväntas göra. Det är också ett värdefullt verktyg för att kunna arbeta säkert och kostnadseffektivt, och inte störa kollegor i onödan. Hur sent på kvällen förväntas man till exempel vara uppkopplad och svara på sms och mejl? Vad gäller när man kopplar upp sig på allmänt wifi, och hur ska man förhålla sig till jobbsamtal på allmänna platser?

När man tittar lite närmare på området finns det många frågeställningar att fundera över. Självklart behöver inte allt regleras i en mobilpolicy, sunt förnuft räcker långt.

Steg 1. Inventera och formulera

Vi har skapat en snabbguide för att komma igång med en mobilpolicy. Den innehåller en rad frågeställningar som kan tas upp och besvaras i en mobiltelefonpolicy för företag, några av dem är listade här. Fundera på vilka som berör er och arbeta vidare med dem. Det är viktigt att policyn är konkret och inte alltför omfattande, så att anställda känner att de kan leva upp till den.

Inställningar och rutiner
Får medararbetarna använda mobilen privat?
Finns det en policy för röstmeddelande vid sjukdom/möte/semester?
Vad gäller för appar och program, vilka måste medarbetarna ha? Får man ladda ner vilka appar som helst?

På kontoret
Vad bör man tänka på vid mobilsamtal på allmän plats - på bussen, i matkön, på stan?
Vilka regler gäller när man kopplar upp sig mot publikt wifi?
Får man låna ut arbetsmobilen till någon annan, till exempel barnen?

Efter kontorstid
Hur tidigt på morgonen eller sent på kvällen förväntas man svara på sms eller mobilsamtal? Vad gäller på helger?
Hur mycket och till vad får man använda sin mobiltelefon på fritiden?

Utomlands
Roaming, vilka regler gäller?
Behöver man vidta säkerhetsåtgärder vid användning utomlands?

Steg 2: Implementera

Med mobilpolicyn på plats är nästa steg att få alla medarbetare att använda sig av den. Tala om att den finns, berätta om fördelarna och gör den tillgänglig exempelvis via intranätet. Ulrika Bodin, Operations Sales Manager på Telenor, har följande tips: 

• Var tydlig från start med vad policyn kan bidra med, både för den enskilde medarbetaren och om det finns några företagsspecifika mål.
• Ta kontinuerligt in feedback från medarbetare för att kunna justera innehållet i mobilpolicyn under resans gång. Det är ett levande dokument som följer företagets och teknikens - utveckling.
• Var noga med att chefer föregår med gott exempel.
• Se till att alla nyanställda tar del av policyn från dag ett. Berätta att och varför den finns, och inkludera den till exempel i ett välkomstpaket.

Snabbguide för att komma igång med en mobilpolicy